حفظ وتسجيل جداول وثائق الحالة المدنية

حفظ وتسجيل جداول وثائق الحالة المدنية

ـ ماهي الإجراءات القانونية المنظمة لحفظ وتسجيل جداول وثائق الحالة المدنية؟

يقوم ضباط الحالة المدنية بتسجيل كل عقود الحالة المدنية، على مستوى البلدية في ثلاث سجلات، وكل سجل في نسختين.

وتتمل هذه السجلات في سجل عقود الميلاد، سجل عقود الزواج، وسجل عقود الوفيات، وكل سجل يتضمن هامش لوضع البيانات الهامشية.

وتخضع هذه العملية لإجراءات دقيقة، حيث ترقم صفحات السجلات من الأولى إلى الأخيرة، وتخضع لتأشير رئيس المحكمة أو القاضي

الذي ينوب عنه على كل ورقة، ويقوم رئيس المحكمة أو القاضي بتحرير محضر افتتاح السجل ويثبت على السجل مع الإشارة إلى عدد الأوراق التي يحتويها.

ـ تخضع عملية تدوين المعلومات على السجلات، لتدابير دقيقة وصارمة، تجنبا لأي أخطاء، حيث يتم تحرير العقود على السجلات بالتتابع دون أي بياض

أو كتابة خارج الأسطر أو بينها، وتخضع عملية الشطب والإضافات لنفس الطريقة، ويتم التوقيع والمصادقة عليها، ويمنع تدوين أي حرف أو كلمة باختصار ويجب كتابة التواريخ بالأحرف.

كيف تنجز الجداول الأبجدية للحالة المدنية ؟

يتم كل سنة، في جميع البلديات و جميع المصالح القنصلية، إنجاز جدول أبجدي لعقود الحالة المدنية. هذه الجداول يتم على أساسها إنجاز جداول عشرية كل عشرة سنوات.

يتم تحرير الجداول من طرف ضابط الحالة المدنية عند نهاية كل سنة، وتودع نسخة لدى محفوظات البلدية في الشهر الموالي لاختتام سجل السنة السابقة.
الجداول يجب أن تحتوي على لقب واحد فقط في كل سطر.

أما بخصوص الجدوال العشرية، فتحرر من قبل ضابط الحالة المدنية خلال الستة أشهر الاولى للسنة الحادية عشر.

وتوضع بصفة منفردة على وجه التتابع ، كمايلي :

1 ـ الولادات،

2 ـ الزواج،

3 ـ الوفيات،

ويشترط ان لايشمل السطر أكثر من لقب واحد.

ـ أين تحفظ السجلات والجداول و من المسؤول عنها ؟

يقع على عاتق ضابط الحالة المدنية حفظ السجلات الجاري استعمالها، وتلك الملحقة بالسنة الجارية.

كما يتحمل ضابط الحالة المدنية مسؤولية حفظ السجلات الأصلية المتبقية بين أيديهم في البلدية، أما كتاب الضبط الرئيسين في المجالس القضائية ،
فتقع على عاتقهم حفظ السجلات الأصلية الثانية والأوراق الملحقة بالسنوات السابقة للسنة الجارية.

وتتطلب الإجراءات المعمول بها أن تحفظ سجلات الحالة المدنية بمركز البلدية وفي كتابة الضبط لمدة مائة سنة ابتداء من تاريخ اختتامها.
وبعد تلك المدة ترسل كلها إلى محفوظات الولايات"أرشيف الولاية"، تحت مراقبة النواب العامين، حيث تحفظ نهائيا.

ضباط الحالة المدنية يمارسون وضائفهم تحت مسؤولية و مراقبة النائب العام.

كل شخص يتولى مهمة حفظ سجلات الحالة المدنية يعتبر مسؤولا أمام القانون عن كل أضرار فد يلحق بها إلا في حلة تقدمه بشكوى ضد المتسببين في تلك الأضرار.

من يحق له الإطلاع على جداول الحالة المدنية ؟

وبخصوص الأشخاص المخولين قانونا للاطلاع على السجلات والجداول السنوية والعشرية، فالقانون يمنع بتاتا الاطلاع المباشر للأشخاص عليها ، باستثناء أعوان الدولة المؤهلين لهذا الغرض.

المراجع القانونية : الأمر رقم 70 – 20 المؤرخ في 13 ذي الحجة 1389، الموافق لـ 19 فيفري سنة 1970 والمتعلق بالحالة المدنية.